- Karangan Jenis Surat Kiriman Rasmi
Surat rasmi ditulis untuk tujuan-tujuan seperti yang berikut antaranya :
a. memohon pekerjaan
b. membuat aduan / bantahan / cadangan
c. membuat rayuan
d. membuat jemputan rasmi
e. menempah barangan
f. meminta kebenaran
g. atau apa-apa yang melibatkan urusan rasmi
1. Surat rasmi adalah salah satu karangan yang memerlukan kita sensitif dengan penggunaan tanda baca seperti penggunaan huruf besar dan huruf kecil. ( Anda boleh dapatkan bantuan daripada guru. )
2. Karangan ini juga merupakan karangan yang penuh dengan format tersendiri yang mesti kamu ikuti. Ini memudahkan anda melakukan kesalahan serta mudahlah markah anda melayang. Ia juga memudahkan anda mendapat markah jika anda mahir dengan formatnya.
Format Surat Kiriman Rasmi
Alamat Penulis
______________
______________
______________
________________________________________( garisan panjang )_______________________
Jawatan / penerima
Alamat (pejabat, sekolah, dsb) Tarikh : (selari dengan nama negeri)
Tuan / Puan,
Tajuk /Perkara / Hal (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan Gariskan)
Menyatakan tujuan ( perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri)
2. ( Menyatakan isi -isi atau hal-hal lain yang berkaitan dengan tajuk. cuba sampaikan sekurang-kurangnya tiga isi penting yang berkaitan antara satu sama lain)
3. ( Menyatakan hal-hal lain yang ada hubungannya dengan hal yang kita kemukakan , misalnya alasan yang boleh memungkinkan permohonan kita dipertimbangkan.)
(Penutup)
Yang benar, ( perhatikan penggunaan huruf yang digunakan)
__________
Nama Penuh ( HURUF BESAR)
Jawatan ( Huruf Kecil )
Contoh 1
Tajuk / Soalan : Tuliskan sepucuk surat kepada Setiausaha Sukan sekolah kamu untuk memberitahunya bahawa Pasukan Bola Jaring sekolah kamu memerlukan sebiji bola baru bagi menggantikan bola yang telah rosak.
Rangka Karangan
1. alamat pengirim ( permulaan perkataan dalam huruf besar ) ( jangan lupa tanda koma di hujungnya ) kemudian selang satu baris
2. buat satu baris panjang melintang kemudian selang satu baris
3. nama ( jawatan ) serta alamat penerima ( permulaan perkataan dalam huruf besar )( alamat yang terakhir digariskan )
4. tarikh ( selari dengan alamat terakhir penerima ) ( bulan ditulis dalam huruf besar )
5. kata ganti diri penerima ( Tuan, )
6. perkara / tajuk ( permulaan perkataan dalam huruf besar dan digariskan )
7. perenggan pertama tujuan menulis surat ini ( tiada jarak perenggan, lihat contoh )
8. perenggan ke-2 - bola lama tidak dapat digunakan lagi memerlukan bola baru
( bagi perenggan kedua dan seterusnya mempunyai nombor serta tanda noktah. Jarakkan
sedikit sebelum menulis )
9. perenggan ke-3 - berharap agar permohonan diluluskan supaya latihan tidak terganggu
10. perenggan ke-4 - mempunyai masa yang singkat sebelum hari perlawanan
11. penutup - terima kasih
12. tandatangan pengirim ( boleh ditulis nama secara bersambung atau tidak )
13. nama penuh ( huruf besar ) dalam kurungan
14. jawatan jika ada ( permulaan perkataan dalam huruf besar )
15. berhati-hati dalam penggunaan tanda baca seperti huruf besar , tanda noktah dan koma.
Tips : Amalkan menulis salam sebelum memulakan karangan jenis ucapan, syarahan, surat tidak rasmi atau jenis karangan yang sesuai., Ini adalah kerana, diyakini kebanyakan yang memeriksa kertas penulisan adalah orang terdiri dari kalangan orang Islam.
Karangan Lengkap
Pasukan Bola Jaring,
Sek. Keb. Seri Kenangan Darau,
22000 Jerteh,
Terengganu.
Encik Musa Bin Hassan,
Setiausaha Sukan,
Sek. Keb. Seri Kenangan Darau,
22000 Jerteh,
Terengganu. 24 APRIL 1998.
Tuan,
Memohon Sebiji Bola Baru Bagi Menggantikan Bola Lama
Saya sebagai Ketua Pasukan, Pasukan Bola Jaring Sekolah Kebangsaan Seri Kenangan Darau ingin memohon sebiji bola yang baru bagi menggantikan yang lama.
2. Bola yang sedia ada itu telah rosak dan tidak dapat digunakan lagi. Kami memohon bola baru itu melicinkan lagi latihan yang sedang kami jalankan sebagai persediaan untuk menghadapi perlawanan yang akan datang.
3. Kami berharap permohonan kami ini akan segera diluluskan. Dengan ini latihan yang kami adakan setiap hari itu tidak tergendala.
4. Untuk pengetahuan tuan, kami hanya mempunyai masa dua minggu lagi untuk berlatih sebelum turun ke padang untuk menghadapi perlawanan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Widyawati
…………………
( WIDYAWATI BINTI HUSAIN )
Ketua Pasukan,
Pasukan Bola Jaring,
Sekolah Kebangsaan Seri Kenangan Darau.
Contoh 2
Tajuk / Soalan : Persatuan Bahasa Melayu sekolah anda akan mengadakan lawatan sambil belajar ke Unit Akhbar Dalam Darjah, Berita Harian. Tuliskan sepucuk surat permohonan kepada akhbar tersebut.
Karangan Lengkap
Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000 Jerteh,
Terengganu.
______________________________________________________________________________
Ketua Pengarang,
Unit Akhbar Dalam Darjah ( ADD ) ,
Berita Harian Sendirian Berhad,
31, Jalan Riong,
59100 Kuala Lumpur. 10 JANUARI 1997.
Tuan,
Permohonan Mengadakan Lawatan Sambil Belajar
Saya bagi pihak Persatuan Bahasa Melayu sekolah ini ingin memaklumkan bahawa persatuan kami bercadang untuk mengadakan lawatan sambil belajar ke Unit Akhbar Dalam Darjah
( ADD) pada 27 Januari 1997 jam 9.30 pagi.
2. Rombongan kami terdiri daripada 30 pelajar dan tiga guru pengiring. Tujuan kami mengadakan lawatan ini adalah untuk mengetahui matlamat unit ADD ditubuhkan dan bagaimana mengendalikannya.
3. Oleh itu, saya berharap permohonan ini akan diluluskan oleh pihak tuan.
4. Segala kerjasama tuan, saya ucapkan terima kasih.
Sekian.
Yang benar,
Nazimah
…………………..
( NAZIMAH NAZIM )
Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000 Jerteh,
Terengganu.
Contoh 3
Tajuk/ Soalan : Kamu terbaca iklan tentang penerbitan baru beberapa buah buku cerita dalam surat khabar. Tuliskan sepucuk surat kepada pengurus pemasaran untuk memesan buku-buku tersebut.
Karangan Lengkap
Kampung Tanjung Alir,
22000, Jerteh,
Terengganu.
_____________________________________________________________________________
Pengurus Pemasaran,
Penerbitan Pelangi Sdn. Bhd.,
64 & 66, Jalan Pingai,
80400, Johor Bahru. 14 OKTOBER 1998 .
Tuan,
Memesan Buku
Merujuk kepada perkara di atas, saya Ummu Atiyah Bt. Abd. Fatah telah terbaca iklan dalam akhbar tentang beberapa buah buku cerita terbitan syarikat tuan.
2. Sehubungan itu, saya ingin memesan beberapa buah buku cerita tersebut seperti berikut :
Bil. Judul Buku Kuantiti Harga Seunit
1. Misteri Kapal Tenggelam 1 RM 3.60
2. Misteri Patung George 1 RM 3.60
3. Rahsia Rumah Tua 2 RM 4.00
Jumlah RM 11.20
3. Sehubungan dengan itu, saya sertakan kiriman wang pos bernombor 107 yang bernilai RM 11.20. Saya berharap agar pihak tuan dapat menyegerakan hantaran buku tersebut. Kerjasama daripada pihak tuan amat saya hargai.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
..............................................................
( UMMU ATIYAH BT. ABD. FATAH )
Contoh 4
Tajuk / Soalan : Sebagai Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu, kamu dikehendaki menulis sepucuk surat kepada Guru Besar untuk memohon kebenaran mengadakan lawatan ke pameran buku.
Karangan Lengkap
Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000, Jerteh,
Terengganu.
________________________________________________________________
Guru Besar,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000, Jerteh,
Terengganu. 15 OKTOBER 1998.
Tuan,
Memohon Kebenaran Membuat Lawatan
Dengan segala hormatnya di maklumkan bahawa Persatuan Bahasa Melayu Sekolah Kebangsaan Darau akan mengadakan lawatan ke pameran buku yang bertempat di Kampung Raja, Besut.
2. Surat kebenaran ibu bapa telah diedarkan dan sudah pun mendapat jawapannya. Sehubungan dengan itu, kami ingin memohon kebenaran daripada tuan untuk ke pameran tersebut.
Untuk makluman tuan, berikut adalah butir-butir lawatan kami :
Tarikh : 17.10.1998
Masa : 10.00 pagi
Ahli : 21 orang termasuk 2 guru pengiring
Kerjasama daripada tuan amat kami hargai.
Sekian, terima kasih.
Yang menjalankan tugas,
..............................................
( NORAINI BT. IBRAHIM )
Setiausaha,
Persatuan Bahasa Melayu.
Contoh 5
Tajuk / Soalan :Andaikan bahawa anda diserang demam panas. Anda tidak dapat hadir ke sekolah selama dua hari. Tuliskan sepucuk surat kepada guru kelas anda untuk memberitahunya keadaan anda.
Karangan Lengkap
Kampung Awek,
22000, Jerteh,
Terengganu.
________________________________________________________________
Guru kelas,
Tahun 6 kenanga,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000, Jerteh,
Terengganu. 20 OKTOBER 1998.
Cikgu,
Tidak Dapat Hadir Ke Sekolah
Berhubung dengan perkara di atas, saya Habibah Bt. Ghazali murid Tahun 6 Kenanga ingin memaklumkan bahawa saya tidak hadir ke sekolah kerana diserang demam panas.
2. Saya telah pun mendapatkan rawatan doktor di salah sebuah klinik. Doktor menasihatkan saya supaya berehat selama dua hari.
3. Bersama-sama surat ini, saya sertakan surat akuan doktor untuk makluman dan tindakan cikgu. Saya berharap agar cepat sembuh dan dapat datang semula ke sekolah seperti biasa.
Atas perhatian dan kerjasama cikgu, saya dahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
Yang benar,
……………………………….
( HABIBAH BT. GHAZALI )
Contoh 6
Tajuk / Soalan : Kelab Sains sekolah anda akan mengadakan lawatan ke Stesen Penyiaran TV3 di Sri Pentas. Tuliskan sepucuk surat kepada pengarah stesen tersebut untuk memohon kebenaran.
Karangan Lengkap
Kelab Sains,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000, Jerteh,
Terengganu.
________________________________________________________________
Pengarah,
Stesen Penyiaran TV3,
Sri Pentas,
50164 Kuala Lumpur. 18 OKTOBER 1998.
Tuan,
Memohon Kebenaran Melawat Stesen Penyiaran TV3
Dengan segala hormatnya dimaklumkan bahawa Kelab Sains Sekolah Kebangsaan Darau akan mengadakan lawatan ke Stesen Penyiaran TV3 di Sri Pentas.
2. Lawatan ini bertujuan untuk memberi pendedahan serta pengetahuan kepada murid-murid tentang cara-cara penerbitan dan penyiaran rancangan-rancangan di TV3.Tambahan pula televisyen merupakan satu alat komunikasi yang banyak memberi pengetahuan kepada murid-murid.
3. Untuk makluman tuan, berikut adalah butir-butir lawatan kami :
Tarikh : 25.11.1998
Masa : 10.30 pagi
Ahli : 39 orang termasuk 4 guru pengiring
4. Kami amat berbesar hati sekiranya tuan dapat memberikan jawapan dengan segera. Kerjasama daripada pihak tuan kami dahului dengan ribuan terima kasih.
Sekian.
Yang menjalankan tugas,
..............................................................
(UMMU ATIYAH BT. ABD. FATAH)
Setiausaha,
Kelab Sains.
Contoh 7
Tajuk / Soalan : Sebuah buku yang kamu pinjam dari perpustakaan sekolah telah hilang. Tuliskan sepucuk surat kepada guru perpustakaan untuk menerangkan sebab-sebab kamu tidak boleh memulangkan buku tersebut.
Karangan Lengkap
No.76, Kampung Darau,
22000, Jerteh,
Terengganu.
________________________________________________________________
Guru Perpustakaan,
Sekolah Kebangsaan Darau,
22000, Jerteh,
Terengganu. 17 OKTOBER 1998.
Cikgu,
Buku Hilang
Merujuk kepada perkara di atas, saya Khushaima bt. Khairuddin murid Tahun 6 Kenanga ingin memaklumkan bahawa buku yang saya pinjam pada 14 Oktober 1998 telah hilang.
2. Buku tersebut berjudul ‘Menanti Hari Esok’ karya Naimah Haji Hassan. Saya meminjam buku tersebut pada waktu rehat. Selepas itu, saya pergi makan di kantin. Setelah selesai makan, barulah saya sedar buku yang saya letak di atas bangku telah hilang.
3. Saya akui kehilangan buku itu berpunca daripada kecuaian diri saya sendiri. Saya memohon maaf dan berjanji akan membayar ganti rugi atas kehilangan buku
tersebut.
Sekian untuk makluman cikgu. Terima kasih.
Yang benar,
......................................................
(KHUSHAIMA BT. KHAIRUDI)
